POLITIQUES ET CONFIDENTIALITÉ

Dernière modification : 2024-10-01

1. INTRODUCTION

Vacforce Inc. et toutes ses sociétés affiliées et filiales (collectivement la « Société » ou « nous » ou « notre » ou « nos ») respectent votre vie privée et s’engagent à la protéger en se conformant à la présente politique (notre « politique »).

Cette politique décrit :

▪ La manière dont nous utilisons, recueillons, détenons et communiquons les renseignements personnels de nos clients, fournisseurs, sous-traitants, employés, candidats à l’embauche et des utilisateurs de notre site web (« vous ») ;  

▪ Nos politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels, notamment quant à l’encadrement applicable à la conservation et à la destruction de ces renseignements, les rôles et les responsabilités des membres de notre personnel tout au long du cycle de vie de ces renseignements et notre processus de traitement des plaintes relatives à la protection de ceux-ci ; et  

▪ Les types de renseignements que nous pouvons recueillir auprès de vous ou que vous pouvez fournir lorsque vous visitez le site web www.vacforce.com et ses sous-domaines (notre « site web »).  

Nous n’utiliserons vos renseignements personnels que conformément à la présente politique, à moins que la loi applicable n’en dispose autrement.

2. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’expression « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Il est à noter que notre politique ne s’applique généralement pas à la collecte et à la confidentialité des renseignements liés à l’exercice par une personne de ses fonctions au sein d’une entreprise, tels que son nom, son titre ou sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse électronique et le numéro de téléphone associés à son lieu de travail, mais nous traitons ces renseignements en tout temps en stricte conformité avec la loi applicable. Au cours de votre relation avec la Société, il peut vous être demandé de fournir certains renseignements personnels vous concernant et/ou concernant d’autres personnes (telles que des membres de votre famille ou des employés). Voici quelques exemples de renseignements personnels : le nom, la date de naissance, le statut de résidence, le numéro de téléphone, le passeport, le permis de conduire et d’autres informations pertinentes pour la prestation de services de recrutement international et services connexes à ceux-ci par la Société.

3. OBJECTIFS POUR LESQUELS NOUS COLLECTONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Société utilise, recueille, détient et communique les renseignements personnels qu’aux fins identifiées au moment de la collecte, ou tel qu’autrement permis ou requis par les lois applicables, y compris aux fins suivantes :

▪ Pour fournir nos produits et services ;  

▪ Pour fin d’identification de tout client et la vérification de son identité ;  

▪ Établir et gérer les relations avec les clients et les fournisseurs, y compris envisager d’établir ou non une relation ;  

▪ Répondre aux demandes d’information faites par le biais du site web et assurer un suivi approprié ;  

▪ Pour envoyer des mises à jour sur notre industrie, nos services et les services des sociétés du même groupe ;  

▪ À des fins administratives, de gestion et opérationnelles, telles que l’émission de factures, la gestion des comptes, les ventes, la collecte et le traitement des paiements ; et  

▪ À toute autre fin à laquelle vous avez consenti.

4. RENSEIGNEMENTS SUR LES EMPLOYÉS ET CANDIDATS  

Dans le cadre de ses activités d’employeur et de recruteur, la Société collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels. Pour nos employés, cette collecte s’inscrit dans la gestion essentielle des relations de travail. Quant aux candidats, leurs renseignements sont recueillis et utilisés pour évaluer leur adéquation à des postes disponibles, ce qui peut impliquer des renseignements obtenus de tiers pour des vérifications d’antécédents ou des références professionnelles. Si un candidat n’est pas sélectionné, ses renseignements sont conservés pour une durée raisonnable en vue de futures opportunités, sauf si une demande de suppression est formulée. De plus, nous maintenons certains renseignements personnels sur nos anciens employés, y compris leur nom et coordonnées, pour d’éventuelles exigences professionnelles ou réglementaires.

5. LIMITATION

La Société vise à limiter la quantité de renseignements personnels qu’elle recueille à ce qui est nécessaire et approprié aux fins identifiées. Nous n’utiliserons ni ne communiquerons vos renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si vous y consentez ou si les lois applicables le permettent ou l’exigent.

6. CONSENTEMENT

Nous utilisons, détenons et communiquons des renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins du consentement de la personne concernée. Si des renseignements personnels relatifs à un tiers nous sont fournis, la personne qui fournit ces renseignements doit affirmer avoir obtenu le consentement nécessaire de ce tiers, ou être autrement autorisée à nous permettre de collecter, d’utiliser, de détenir et de communiquer ces renseignements conformément à la présente politique. Lorsqu’il s’agit de renseignements personnels sensibles, un consentement fourni de manière expresse par la personne concernée est requis. Des exceptions à cette exigence de consentement peuvent survenir, par exemple lorsque nous agissons en représentation légale d’un client, lorsqu’une urgence médicale ou de sécurité rend impraticable l’obtention du consentement, ou lorsque les renseignements sont collectés pour la détection et la prévention de la fraude ou pour répondre à une obligation légale. Pour obtenir une liste plus exhaustive des exceptions, veuillez communiquer avec notre personne responsable de la protection des renseignements personnels (identifiée ci-dessous).

7. RETRAIT DU CONSENTEMENT  

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à l’utilisation, à la détention et à la communication de vos renseignements personnels, ou refuser certaines d’entre elles, sous réserve des restrictions légales et contractuelles conformes aux lois applicables. Pour modifier ou retirer votre consentement, veuillez contacter notre personne responsable de la protection des renseignements personnels (identifiée ci-dessous).

8. RENSEIGNEMENTS QUE NOUS POURRIONS RECUEILLIR  

Nous recueillons et utilisons plusieurs types de renseignements provenant de vous et vous concernant, notamment :

▪ Des renseignements personnels de contact comme le nom, l’adresse physique, l’adresse électronique et le numéro de téléphone ;  

▪ Pour les candidats à l’embauche de la Société, l’historique de travail et le curriculum vitae ;  

▪ Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur ;  

▪ Des renseignements personnels que vous nous fournissez pour décrire vos besoins et exigences ou ceux de votre entreprise ;  

▪ Des renseignements sur l’utilisation du site web et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur notre site web, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis par le biais de témoins de connexion (cookies) et d’autres technologies de suivi ; et  

▪ Tout autre renseignement personnel fourni par vous.

9. COMMENT NOUS COLLECTONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS VOUS CONCERNANT

Nous utilisons différentes méthodes pour recueillir vos renseignements personnels, notamment par le biais :

▪ D’interactions directes avec vous lorsque vous nous les fournissez, par exemple en remplissant des formulaires ou en correspondant avec nous par téléphone, par courriel, lorsque vous vous inscrivez pour recevoir nos infolettres, ou autrement (si nous vous avons envoyé un courriel promotionnel tel qu’une infolettre, vous pouvez vous désinscrire en cliquant sur le lien de désinscription que nous avons inclus dans le courriel) ;  

▪ Des technologies ou interactions automatisées, lorsque vous naviguez sur notre site web. Les renseignements collectés automatiquement peuvent inclure des détails d’utilisation, des adresses IP et des renseignements collectés par le biais de témoins de connexion, de balises web (web beacons) et d’autres technologies de suivi ;  

▪ De tiers que vous avez autorisés à nous les communiquer ;  

▪ De sources accessibles au public.

10. TÉMOINS DE CONNEXION

Les témoins de connexion sont des petits fichiers texte qu’un site web peut déposer sur votre ordinateur ou votre appareil mobile lors de votre première visite sur un site ou une page web. Les témoins de connexion ne causent aucun dommage au terminal, mais facilitent, par exemple, la recherche des préférences, le pré-remplissage de certains champs et l’adaptation du contenu des services du site visité. Ces données permettent d’améliorer l’ergonomie et les services, en fonction de vos intérêts.

Nous utilisons les types de témoins de connexion suivants sur notre site :

▪ Témoins de connexion fonctionnels. Les témoins de connexion fonctionnels sont utilisés pour mémoriser les sélections que vous faites lorsque vous êtes sur notre site web afin que vos sélections soient enregistrées pour votre prochaine visite, par exemple la langue du site web.  

▪ Témoins de connexion analytiques. Les témoins de connexion analytiques nous permettent d’améliorer la conception et la fonctionnalité de notre site web en collectant des données sur la manière dont vous accédez à notre site web, des données sur la durée de votre séjour sur notre site web, etc.  

Notre site web vous permet d’accepter tous les témoins de connexion ou de les refuser. Par ailleurs, si vous avez des inquiétudes quant à notre utilisation des témoins de connexion, vous pouvez prendre des mesures pour empêcher leur installation, par exemple en modifiant.

11. COMMENT NOUS UTILISONS VOS RENSEIGNEMENTS
Nous utilisons vos renseignements personnels pour :
▪ Fournir nos produits et services, mener nos activités et remplir nos obligations découlant de nos accords avec vous ;
▪ Gérer le processus de recrutement, entrer en contact avec les candidats et évaluer leur embauche potentielle ;
▪ Évaluer la possibilité de retenir vos services et maintenir le contact, si applicable ;
▪ Répondre aux demandes d’information des visiteurs de notre site web ;
▪ Optimiser l’utilisation de notre site web et s’assurer que son contenu est présenté de manière efficace pour vous et votre appareil ;
▪ À des fins de marketing et de développement commercial, pour fournir des informations sur de nouveaux services et des mises à jour, sous réserve de votre consentement. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment ;
▪ Respecter nos obligations légales et réglementaires.

12. COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à :
▪ Des tiers autorisés et prestataires de services qui nous assistent dans la gestion de nos activités. Ces tiers sont contractuellement tenus de préserver la confidentialité et d’utiliser les renseignements uniquement aux fins convenues ;
▪ Pour les objectifs pour lesquels vous nous avez fourni vos renseignements ;
▪ Avec votre consentement explicite ;
▪ Pour se conformer à des obligations légales, telles que des ordonnances judiciaires ou des demandes d’organismes gouvernementaux.

Nous ne vendons ni n’échangeons vos renseignements personnels à titre onéreux.

13. LES PRESTATAIRES DE SERVICES TIERS
Nous faisons appel à des prestataires tiers pour le stockage et le traitement de vos données. Ces prestataires sont contractuellement tenus de protéger vos renseignements selon les normes définies dans la présente politique.

14. COMMUNICATION À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC OU DU CANADA
Nous pouvons communiquer vos renseignements à l’extérieur du Canada dans le respect des lois canadiennes. Avant toute communication de ce type, nous procédons à une évaluation des risques pour nous assurer que vos données bénéficient d’une protection adéquate.

15. RESTRICTIONS TERRITORIALES ET RESPECT DES LOIS LOCALES
Si vous résidez en dehors du Québec, vous devez vous assurer que la transmission de vos renseignements est conforme à vos lois locales. En nous fournissant vos informations, vous acceptez qu’elles soient soumises aux lois du Québec.

16. POLITIQUES DE GOUVERNANCE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET SÉCURITÉ INFORMATIQUE
Nous avons mis en place des politiques de gestion de vos renseignements personnels qui incluent :
▪ La gestion du cycle de vie des données, où vos renseignements ne sont conservés que pour la durée nécessaire ;
▪ La responsabilisation de nos employés et fournisseurs ;
▪ Des évaluations régulières pour assurer la sécurité et la conformité.

17. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS, DESTRUCTION ET/OU ANONYMISATION
Nous ne conserverons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire. Une fois qu’ils ne sont plus requis, nous les détruirons ou anonymiserons en toute sécurité.

18. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Pour toute question ou demande d’accès, de modification ou de suppression de vos renseignements, veuillez contacter :
Carole-Ann Kelly
confidentialite@vacforce.ca
47 rue Huot, Notre-Dame-de-l’Île-Perrot (Québec) J7W 1M4

19. MODIFICATIONS DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Cette politique peut être modifiée à tout moment sans préavis. Nous nous engageons à informer nos utilisateurs de tout changement majeur.

20. PLAINTE CONCERNANT LA CONFORMITÉ À LA PRÉSENTE POLITIQUE
Pour toute plainte concernant le respect de cette politique, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessus.